ÖZET
Günümüzde teknolojinin artan hızı ve internetin yaygınlaşması ile birlikte, hukukun bu gelişmelere uyum sağlaması, hukuk düzenin temini bakımından büyük önem arz etmektedir. Kamu ihalelerinde kullanılan geleneksel ihale yöntemlerine ek olarak, teknolojik gelişmelere paralel bir şekilde, elektronik ihale sistemlerinin kullanımı tüm dünyada yaygınlaşmaya başlamıştır. Kamu ihalelerinin elektronik ortama taşınması ile birlikte, ihalelerde amaçlanan rekabet edilebilirlik, şeffaflık ve hız temin edilebilmekte ve kamunun ihaleye güveni arttırılmaktadır. Etkin ve işlevsel bir elektronik ihale sistemi için teknik ve hukuki yeterliliklerin tam olarak sağlanması gerekmektedir. Bu makalede elektronik ihale sistemlerinin içeriğinden, hukuki dayanaklarından, ihale sürecine katkılarından, uygulama usul ve yöntemlerinden ve dünyadaki örneklerinden bahsedilmektedir.
1. ELEKTRONİK İHALE SİSTEMLERİ NEDİR?
1.1. Tanım
İnternetin insan hayatının hemen her alanında kullanılmaya başlanması ve hızla ilerleyen teknoloji, hukuk alanında da çağın gerisinde kalmamak için birtakım yenilikler yapılmasını gerektirmiştir. Günümüzde insanlar fiziki dünyada gerçekleştirdikleri tüm işlemleri elektronik ortamda da gerçekleştirebilme isteği ve ihtiyacı içinde olduğundan, hukuk dünyasının bu isteği ve ihtiyacı olumlu yanıtlayabilmesi, etkin bir hukuk düzeninin sağlanması açısından oldukça önemli hale gelmiştir.
Elektronik kamu ihale sistemi, mezkûr istek ve ihtiyaçtan doğan ve mal, hizmet, yapım ve danışmanlık sahalarında; teknik şartname hazırlanması gereken; belirli bir özelliği olan ve maliyeti yüksek, miktarı düşük işlerin, ihale dokümanlarına dijital ortamdan erişilebilmesi ve dokümanların işleme konulması amacıyla geliştirilmiş elektronik bir usuldür1. Elektronik ihale sistemi ile, kamu ihalesi elektronik araçlar kullanılarak başlatılmakta, teklifler elektronik ortamda verilmekte ve ihale elektronik ortamda sonuçlandırılmaktadır. Elektronik kamu ihale sistemi, geleneksel yazılı ve basılı kamu ihale sistemi yerine bilişim esaslı teknolojik bir ihale sistemi getirerek, kamu ihalesi aktörleri olan istekliler, tedarikçiler ve idare arasında ihale süreci boyunca çevrimiçi bir iletişim imkânı sağlamaktadır.
1.2. Elektronik İhale Sisteminin İhale Sürecine Katkıları
Elektronik ihale sisteminin kamu ihale sürecine en başta gelen katkıları; ihale sürecindeki rekabetin artırılması; ihaleyi yürüten idarenin istekliler arasında ayrımcılık yapmasının engellenmesi; isteklilere eşit muamele yapılması ve şeffaflığın sağlanmasıdır.
Elektronik ihale sisteminin ihdası ile ayrıca; ihale süreci dahilindeki idarenin yaptığı masraflar azaltılmakta, ihale prosedürleri kolaylaştırılmakta ve hızlandırılmakta, ihale sürecinin başından sonuna değin izlenmesi ve kesintisiz takibi sağlanmakta, ihale süreçleri modernize edilebilmekte, kurumsal kaynak planlanması gerçekleştirilebilmektedir2. Ayrıca küçük ve orta ölçekli şirketler kamu ihalelerine elektronik ihale sistemleri sayesinde daha kolay katılabilmektedir3. Nihayet, küreselleşen dünya ekonomisinde artan elektronik işlem yapma isteği ve ihtiyacına elektronik kamu ihale sistemleri ile küresel ticari hayatın gerekleri doğrultusunda cevap verilebilmektedir.
Elektronik kamu ihale sisteminin katkılarını somut olarak inceleyen ve araştıran Ehandel Platformu’na göre elektronik ihale sistemleri ile ihale süreci Norveç’e % 20 ila % 40 hızlı sona erdirilebilmektedir. Aynı doğrultuda, Emilia Romagna Ajansı’nın araştırmalarına göre ise İtalya’da elektronik ihale sistemi ile birlikte kamu ihalelerinde idari masraflar toplamda 67,5 milyon avro tutarında azaltılabilmiştir.
1.3. Elektronik İhale Sistemlerinin Dünyadaki Uygulamaları
Kamu ihalelerinin elektronik ortama taşınması tüm dünyada hızla yaygınlaşmakta; bununla birlikte bu konuda standart bir tercih veya uygulama ise bulunmamaktadır4. Ancak Dünya Bankası, Inter-Amerikan Kalkınma Bankası ve Asya Kalkınma Bankası’nın 2002 yılından bu yana sürdürdükleri bir işbirliği sonucunda kurulan “Çok Taraflı Kalkınma Bankası” elektronik ihale konusunda her ülkenin özel şartlarına göre strateji belirlenmesi konusunda teknik destek vermekte ve finansman sağlamaktadır5.
Aynı doğrultuda, elektronik ihale sistemi Kıta Avrupası’nda da uzun bir süredir yaygın olarak kullanılmakta, Avrupa Birliği yürürlüğe koyduğu direktifleriyle bu sistemi hem teşvik hem de regüle etmeyi büyük bir kararlılıkla sürdürmektedir.
1.4. Elektronik İhale Sistemlerine İlişkin Ülkemizdeki Mevzuat
Avrupa Birliği ile hukuki alt yapısını uyumlu hale getirmeyi amaçlayan ülkemizde, elektronik ihale sistemine izin veren mevzuat; 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu (“KİK”), 25.02.2011 tarihinde Resmi Gazete’de yayımlanan Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği, 24.04.2014 tarihinde Resmi Gazete’de yayımlanan Tasfiye Genel Tebliği (Elektronik İhale Seri No: 1) ve 07.06.2014 tarihinde Resmi Gazete’de yayımlanan Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinde Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik’tir. Makalemizde de elektronik ihale sistemi anılan mevzuat çerçevesinde açıklanacaktır.
2. ELEKTRONİK İHALE SİSTEMİ USULÜ
2.1. Elektronik İhalelerde Uyulması Zorunlu Hususlar
Mevzuatımız uyarınca elektronik ihaleler, yalnızca KİK kapsamındaki kamu hukukuna tabi olan veya kamunun denetimi altında bulunan ya da kamu kaynağı kullanan kamu kurum ve kuruluşlarının yapacağı ihaleler için mümkün olabilmektedir. Bu ihaleler içerisinde de sadece açık ihale usulü ile yapılan mal alımı ihalelerinde ve münferit sözleşme aşamasında teklifler elektronik ortamda alınabilir.
Elektronik ihale sisteminde; ihtiyaç raporunun hazırlanması, ihale kaydının yapılması ve ihale kayıt numarası alınması, ihtiyaç raporunun ihaleyle ilişkilendirilmesi, teknik şartnamenin yüklenmesi, ön yeterlilik ve/veya ihale dokümanının hazırlanması, doküman satın alanların ve indirenlerin kaydı, ilan işlemlerinin yapılması, dokümanda açıklama ve değişiklik işlemlerinin yapılması, ihale komisyonu oluşturma işlemleri, başvuru ve tekliflerin kaydı, başvuru ve teklif değerlendirme işlemlerinin kaydı, teyit işlemleri, sonuç bildirim işlemleri, ihale iptal işleminin kaydı Elektronik Kamu Alımları Platformu (“EKAP”) üzerinden yapılır. EKAP, KİK’in 2. maddesinde tanımlandığı üzere “İdareler ile kamu alımları sürecine taraf olanların bu sürece ilişkin işlemleri internet üzerinden gerçekleştirebilecekleri ve Kurum tarafından yönetilen elektronik ortam”dır. İdarelerin, elektronik ortamda teklif vermek isteyen isteklilerin ve EKAP üzerinden doküman indirmek isteyen gerçek ve tüzel kişilerin EKAP’a kaydolması ve istekliler ile doküman indirmek isteyenlerin EKAP platformunda e-imza kullanması aranmaktadır. Elektronik ihale sisteminde bildirimler EKAP üzerinden yapılır ve bildirim tarihi tebliğ tarihi sayılır.
2.2. İhale Hazırlık İşlemleri
Elektronik kamu ihalesi; idarenin, mal veya hizmet alımına ilişkin işin niteliği, türü ve miktarını içeren ihtiyaç raporunu, ihale dokümanını EKAP üzerinden hazırlaması ve kayıt altına alması ile başlar. İdare bu işlemlerine ek olarak yaklaşık maliyeti de EKAP’a kaydederek kamunun bilgisine sunar. Yabancı isteklilere açık olan ihalelerde ise Türkçe yanında başka dillerde de doküman hazırlanabilir ve yabancı dilde hazırlanan doküman da EKAP’a yüklenir.
Tekliflerin elektronik ortamda alınacağı açık ihale usulü ile ihale edilen mal alımı ihalelerinde Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nde yer alan “Açık ihale usulü ile ihale edilen ve tekliflerin elektronik ortamda alınacağı mal alımlarında uygulanacak idari şartname” esas alınır ve teknik şartnameler de idare tarafından EKAP’a yüklenir. Bunun yanı sıra, ihale yetkilisi tarafından görevlendirilen ihale komisyonu başkan ve üyeleri ile yedekleri, görevlendirildikleri ihaleyle sınırlı olarak ilan tarihini izleyen en geç üç gün içerisinde idare tarafından EKAP’ta tanımlanır.
2.3. İlanlar ve Dokümantasyon
İhale hazırlık işlemlerinin tamamlanması birlikte, ihale ve ön yeterlik ilanı, iptal ilanı, düzeltme ilanı, sonuç ilanı EKAP üzerinden hazırlanır. İhaleye katılmak için bu dokümanın idarece her sayfası onaylanmış örneğinin idareden satın alınması ve e-imza kullanılarak indirilmesi; tekliflerin elektronik ortamda alınacağı ihalelerde, EKAP’a kayıtlı gerçek veya tüzel kişilerin, ihale dokümanını e-imza kullanarak EKAP üzerinden indirmeleri zorunlu sayılmaktadır.
Bununla birlikte belirtilmelidir ki; tekliflerin elektronik ortamda alınacağı ve teknik şartnamesi EKAP üzerinden yüklenemeyen ihalelerde, dokümanın e-imza kullanılarak indirilmesi mümkün değildir; bu nedenle dokümanın idarece her sayfası onaylanmış örneğinin Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nde yer alan “Doküman Satın Alındığına İlişkin Form” ile idareden satın alınması öngörülmüştür. Ancak idarece satışı yapılan doküman ile EKAP’ta hazırlanan doküman arasında farklılık bulunması halinde EKAP’ta hazırlanan doküman esas alınacaktır.
İhale veya ön yeterlilik dokümanında değişiklik yapılması halinde ise, düzenlenen zeyilname EKAP’a kaydedilir ve kayıt zamanına kadar dokümanı satın alanlar ile e-imza kullanarak dokümanı indirmiş olan gerçek ve tüzel kişilere EKAP üzerinden bildirilir.
2.4. Teklifler
Yukarıdaki alt başlıklarda yer alanların tamamlanması ile birlikte; e-teklifler, isteklilerce EKAP üzerinden hazırlanır ve e-imza ile imzalanarak ihale tarih ve saatine kadar EKAP üzerinden gönderilir. EKAP bu teklifi şifreler ve ihale tarih ve saatinden sonra, tekliflerin açılacağı tarih ve saate kadar istekliye e-anahtar gönderebilir. Bu tarih ve saate kadar e-anahtar gönderilmemişse, teklif değerlendirme dışı bırakılacaktır.
Öte yandan EKAP’tan kaynaklanan teknik problemler veya olağanüstü durumlar nedeniyle EKAP’a erişimin uzun süreli sağlanamaması durumunda Kamu İhale Kurumu’na, ihale tarih ve saatini ve/veya tekliflerin açılma tarih ve saatini en fazla beş iş günü erteleme imkânı tanınmıştır.
Mal alımı ihalelerinde, isteklilerden numune istenebilmektedir. Böyle bir durumda numunelerin ihale tarih ve saatinden sonra sunulma yöntemi hakkında ve ihale komisyonunca numunenin teslim alınması ve değerlendirilmesine ilişkin olarak bir idari şartname düzenlenir.
Banka referans mektubuna gelinecek olursa; söz konusu referans mektubunun elektronik ortamda alınabilmesi için söz konusu bankanın Kamu İhale Kurumu’yla “EKAP Üzerinden Online Bilgi Alışverişine Yönelik İşbirliği Yapılmasına Dair Protokol” imzalamış olması aranmaktadır. Geçici teminatların elektronik ortamda alınması halinde, banka referans mektubu uygulamasında yapılan işlemler yapılır. Geçici teminat mektubu dışındaki teminatlar, saymanlık ya da muhasebe müdürlüklerine yatırıldıktan sonra ilgili belgeler, istekli tarafından EKAP üzerinden e-teklif kapsamında gönderilir.
2.5. Tekliflerin Değerlendirilmesi
E-teklifler, ihale dokümanında belirtilen ihale tarihini izleyen ilk iş günü ihale saatiyle aynı saatte istekliler ve hazır bulunanlar önünde ihale komisyonu tarafından EKAP üzerinde açılır. İhale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğu hazır bulunanlara duyurulur. İsteklilerin belgeleri ve geçici teminatları ve herhangi bir usulsüzlük olup olmadığı kontrol edilir. Bu sırada hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilemez, teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Teklifler bir sonraki aşamada değerlendirilir. Daha sonra, ihale komisyonu belirleyeceği bir tarih ve saatte toplanır ve EKAP üzerinde tekliflerin değerlendirmesine başlanır. Bir önceki aşamada e-teklifinin açılamadığı veya belgelerinin eksik olduğu ya da geçici teminatının uygun olmadığı tespit edilen ve/ veya yeterlik kriterlerini karşılamayan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır.
Kural olarak, bilgisayarda taratılarak sunulması gereken belgeler ve eklerinden herhangi birinin e-teklif kapsamında sunulmamış olması halinde, bu eksik belgeler ve ekleri idarelerce tamamlatılamaz; dolayısıyla bu isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır. Ancak, bilgisayarda taratılarak e-teklif kapsamında sunulan belgelerde, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmayan bilgi eksiklikleri bulunması halinde idare tarafından bilgilerin tamamlanması istenebilmektedir.
Değerlendirme sonunda ihale ekonomik açıdan en avantajlı teklifi veren isteklinin üzerinde bırakılır. İhale kararı, ihale yetkilisince onaylanmadan önce, ihale üzerinde kalan istekli ile varsa ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi isteklinin ihalelere katılmaktan yasaklı olup olmadığı EKAP üzerinden kontrol edilir. Her iki isteklinin de yasaklı olması durumunda ihale yetkilisince ihale kararı onaylanmaz ve ihale iptal edilir. Onay ve iptal işlemleri, ayrıca EKAP üzerinde kayıt altına alınır.
İhale üzerinde kalan istekli tarafından ihale tarihinde ihale dışı bırakılma durumlarında olmadığını gösteren belgelerden elektronik ortamda EKAP üzerinden sorgulanamayanlar ile bilgisayarda taratılarak sunulan belgeler sözleşme imzalanmadan önce idareye sunulur. İsteklinin bu belgeleri sunmaması ya da belgelerden taahhüt ettiği duruma aykırılıkların mevcut olduğunun anlaşılması durumunda ise istekli ihale dışı bırakılarak isteklinin geçici teminatları gelir kaydedilir. İhale üzerinde kalan istekli ile sözleşme imzalanamaması halinde idare, teklif fiyatının ihale yetkilisince uygun görülmesi kaydıyla ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi istekli ile sözleşme imzalayabilir. İhale sonucu, sözleşmenin imzalanmasından sonra EKAP’ta kayıt altına alınır ve Elektronik Kamu İhale Bülteni’nde yayımlanır.
3. SONUÇ
Günümüzde teknolojinin artan hızı ve internetin yaygınlaşması ile birlikte oluşan istek ve ihtiyaç nedeniyle tüm dünyada yaygınlaşan elektronik ihale sistemleri, Türkiye’de henüz gelişme aşamasındadır. Bununla birlikte, tüm sürecin elektronik ortamda gerçekleştirilebilmesi için gerekli hukuki altyapı ise büyük ölçüde oluşturulmuş vaziyettedir. Bu doğrultuda, elektronik ihale sistemini ihale sürecinin tamamına entegre ederek kullanmak, ancak teknik eksikler aşıldığı ve teknik anlamda uyum sağlandığı takdirde tam olarak mümkün olabilecektir.
Elektronik ihale sisteminin katkıları göz önüne alındığında, elektronik ihale sistemine geçiş ile birlikte, ülkemiz çağın hızına ayak uydurabilecek ve kamu ihaleleri daha rekabetçi ve daha şeffaf bir yapı haline getirilebilecektir. Bununla beraber, elektronik kamu ihale sistemlerinin ihale aktörleri arasındaki ihale ile ilgili dosya transferleri gibi konularda içerdiği büyük güvenlik riskleri; teknik altyapı ile hukuki altyapı entegrasyonunun birebir örtüştürülmesinin önündeki engeller; yerel elektronik ihale usulleri konusunda yeknesak bir uygulamanın henüz sağlanamamış olması, kamu kurumlarındaki personelin teknik yetersizliği, tedarik zinciri yönetiminin kamu kurumlarında yeterince önemsenmemesi, her kurumun kendi bünyesinde farklı çalışmalar gerçekleştiriyor olması6 ve inşaat sektörü gibi birtakım sektörlerin ihalelerinin tam olarak elektronik ortama aktarılamaması7 gibi dezavantajlar içerdiği ve bu gibi muhtemel risk ve sorunların çözümü hususunda hem üniversitelere hem idareye hem de yasa koyucuya büyük görevler düştüğü unutulmamalıdır.
BIBLIOGRAPHY
İmamoğlu, Meltem Yıldırım ve Özbilgin, İmamoğlu, Dr. İzzet Gökhan. “Özbilgin, Türkiye’de Elektronik Kamu İhale Sisteminde Kurumsal Yönetim Ve Birlikte Çalışabilirliğin Önemi.” Bilgi Ekonomisi ve Yönetimi Dergisi VII/I, 2012.
Oğurlu, Yücel. İdare Hukukunda “E-Devlet” Dönüşümü Ve Dijitalleşen Kamu Hizmeti. İstanbul: On İki Levha, 2010.
Saraç, Ayşen. İnşaat Sektöründe Elektronik İhale (e-ihale) Sistemleri ve Yapı Enformasyonu Modellemesi Entegrasyonu: Örnek Bir Çalışma. Yüksek Lisans Tezi, 2013.
Sigma Programı, 17 nolu Brifing: E-İhale. 2011.
FOOTNOTE
1 Yücel Oğurlu, İdare Hukukunda “E-Devlet” Dönüşümü Ve Dijitalleşen Kamu Hizmeti, (İstanbul: On İki Levha, 2010), 268.
2 Sigma Programı, 17 nolu Brifing: E-İhale (2011), 2.
3 Meltem Yıldırım İmamoğlu ve İzzet Gökhan Özbilgin, “Türkiye’de Elektronik Kamu İhale Sisteminde Kurumsal Yönetim Ve Birlikte Çalışabilirliğin Önemi,” Bilgi Ekonomisi ve Yönetimi Dergisi VII/I (2012), 26.
4 Oğurlu, İdare Hukukunda “E-Devlet” Dönüşümü Ve Dijitalleşen Kamu Hizmeti, 275.
5 Oğurlu, İdare Hukukunda “E-Devlet” Dönüşümü Ve Dijitalleşen Kamu Hizmeti, 275.
6 İmamoğlu ve Özbilgin, “Türkiye’de Elektronik Kamu İhale Sisteminde Kurumsal Yönetim Ve Birlikte Çalışabilirliğin Önemi,” 26.
7 Ayşen Saraç, İnşaat Sektöründe Elektronik İhale (e-ihale) Sistemleri ve Yapı Enformasyonu Modellemesi Entegrasyonu: Örnek Bir Çalışma.
