ÖZET
Bu makalede, şirketlerin elektronik ortamda yapılan genel kurul ve yönetim kurulu toplantılarının avantaj ve dezavantajlarını karşılaştırarak kendi dengelerini oluşturmalarına yardım etmek amaçlanmıştır.
I. GİRİŞ
14.02.2011 tarihli 27846 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun (“TTK”) 1527. maddesi uyarınca, şirketlerin yönetim kurulu ve genel kurul toplantılarının elektronik ortamda yapılması mümkün hale gelmiştir. Söz konusu madde, dünyanın dijitalleşmesine ve teknolojik gelişmelere ayak uydurmak üzere getirilmiş; sonrasında COVID-19 salgını sebebiyle uygulamada yoğun olarak kullanılmaya başlanmıştır. COVID-19 salgını döneminde, T.C. Ticaret Bakanlığı’nın 20 Mart 2020 tarihinde resmi internet sitesinde yayınladığı duyuru1 (“Duyuru”) ile şirketlerin genel kurul ve yönetim kurulu toplantılarını elektronik ortamda yapmalarının teşvik edildiği ve kolaylaştırıldığı görülmektedir. Duyuru’da ayrıca, bu toplantıların yönetim kurulu kararı ile önceden iptal edilmesinin mümkün olduğu açıklanmıştır.
“Elektronik ortam”, TTK’da herhangi bir şekilde tanımlanmamış olmasına karşın sayısallaştırılmış verilerin üzerinde kaydedilip saklandığı ortamların genel adı olarak tanımlanabilmektedir2. Dolayısıyla elektronik ortam; sadece internet ortamıyla sınırlı olmayıp telefon, teleks, faks, elektronik posta gibi tüm telekomünikasyon hizmetlerini de kapsamaktadır3. Fakat, TTK hükümlerinin gerekçesine bakıldığında “online” kavramı kullanıldığından, elektronik ortam kavramı ile sadece internet ortamının ifade edilmek istendiği anlaşılmaktadır4.
II. HUKUKİ ALTYAPI
TTK’nın 1527. maddesi, ticaret şirketlerinde genel kurul ve yönetim kurulu toplantılarının belirli şartlara bağlı olarak elektronik ortamda yapılabilmesini düzenlemektedir. Ayrıca, Ticaret Bakanlığı’nca düzenlenerek 28.08.2012 tarihli ve 28395 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurul Kararlarına İlişkin Yönetmelik (“Yönetmelik”), 29.08.2012 tarihli ve 29396 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarına İlişkin Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurul Sistemi Hakkında Tebliğ (“EKGS Tebliğ”) ile Ticaret Şirketlerinde Anonim Şirket Genel Kurulları Dışındaki Elektronik Ortamda Yapılacak Kurullar Hakkında Tebliğ (“Tebliğ”) bu konuyu düzenleyen ikincil mevzuatlardır.
Mevzuat uyarınca, elektronik ortamda iki farklı toplantı çeşidi bulunmaktadır. Birincisi “sanal toplantı” denilen tamamen elektronik ortamda yapılan toplantıyı ifade etmektedir. Toplantıya katılacak olan kişiler elektronik ortam aracılığıyla toplantı ortamını oluşturur ve tüm katılımcılar bu ortam üzerinden toplantıya katılım sağlarlar. İkincisi ise “elektronik ortamda katılım” şeklinde olan toplantılardır. Bu toplantılarda esasen fiziken bir toplantı başkanlığı oluşturulmasının yanı sıra, talep edilmesi halinde, diğer katılımcılar için elektronik ortamdan katılma imkânı tanınmaktadır. Elektronik ortamda katılım şeklinde olan yöntem, fiziken gerçekleşen genel kurul/ yönetim kurulu toplantısına fiziki olarak katıl(a)mayan katılımcının söz konusu toplantıyı eş zamanlı olarak elektronik ortamda da takip etmesine imkan tanımaktadır. Elektronik ortamdan katılma hakkına sahip olan katılımcılar, toplantının paylaşıldığı elektronik ortama girerek toplantıya iştirak etme ve oy kullanma imkanına sahip olurlar. Bu toplantı çeşidini “karma toplantı” olarak tanımlayanlar da mevcuttur5.
TTK m.1527 uyarınca, tüm sermaye şirketleri, esas sözleşmelerinde açıkça düzenlenmesi ön koşuluyla elektronik ortamda genel kurul ve yönetim kurulu toplantıları yapabilir. Ancak uygulamada, bu yöntemin ağırlıklı olarak anonim şirketler tarafından kullanıldığı görülmektedir.
A. Elektronik Ortamdaki Genel Kurul Toplantıları
Limited şirketlerin, kollektif şirketlerin, komandit şirketlerin ve sermayesi paylara bölünmüş şirketlerin genel kurul toplantıları, TTK m.1527/2 uyarınca elektronik ortamda yapılabilmektedir. Anonim şirketlerdeki genel kurul toplantılarının elektronik ortamda yapılması ise diğer şirket türlerinden ayrı fıkrada düzenlenmiştir. TTK m.1527/5 uyarınca, anonim şirketlerdeki elektronik ortamda yapılacak genel kurulların regüle edilebilmesi için Yönetmelik düzenlenmiştir. Yönetmelik’in yürürlüğe girdiği 01.10.2012 tarihinden itibaren payları borsaya kote olmuş anonim şirketlerin genel kurul toplantıları için bu şirketlerin elektronik ortamdan katılma imkânı sunmaları zorunlu hale gelmiştir.
Yürürlükteki mevzuat, genel kurul toplantılarının sanal toplantı şeklinde yani tamamen elektronik ortamda yapılmasını şu an için mümkün kılmamaktadır. Genel Kurul toplantılarına iştirak eden pay sahipleri, toplantı esnasında karşılıklı müzakere imkanına sahip olduğundan, katılımcıların düşünceleri üzerinde ve dolayısıyla da alınacak kararlar üzerinde de etkili olacaklardır. Genel kurul toplantılarına vekaleten iştirak etmek mümkün olsa dahi kanunen, bazı kişiler özelinde fiziken genel kurul toplantısında bulunma zorunluluğu mevcuttur. Buna göre bütün katılımcılar toplantıya elektronik ortamdan katılacak olsa bile olağan genel kurul toplantılarında murahhas üyeler ile en az bir (1) yönetim kurulu üyesi ile şirket denetime tabi ise denetçinin, görevlendirilmiş ise Bakanlık temsilcisinin fiziki olarak toplantıya katılımı gerekmektedir6.
1. Anonim Şirket Genel Kurul Toplantıları
Elektronik ortamda yapılacak olan anonim şirket genel kurul toplantıları, TTK m. 1527/5 hükmünde ayrı olarak düzenlenmiştir. Bu hüküm uyarınca anonim şirketlerde genel kurul toplantıları ancak elektronik ortamda katılma, öneride bulunma, görüş açıklama ve oy verme şeklinde olabilmektedir. Yani sanal genel kurul imkânı yoktur. Online toplantı sistemi aracılığıyla genel kurula katılım, öneride bulunma ve oy verme işlemleri, hukuksal neticeleri bakımından fiziki katılım, öneride bulunma ve oy vermenin bütün sonuçlarını doğurur7.
Elektronik ortamda katılım şeklindeki genel kurul toplantıları imkânından faydalanmak için bir ön koşul vardır. Bu ön koşula göre Yönetmelik 5. maddede yer alan hükmü hiçbir değişiklik yapmadan ana sözleşmelerine aktarmış olmaları gerekmektedir. Bu hüküm şu şekildedir:
“Genel Kurul toplantısına elektronik ortamda katılım
Şirketin Genel Kurul toplantılarına katılma hakkı bulunan hak sahipleri bu toplantılara, Türk Ticaret Kanunu’nun 1527. maddesi uyarınca elektronik ortamda da katılabilir. Şirket, Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik hükümleri uyarınca hak sahiplerinin Genel Kurul toplantılarına elektronik ortamda katılmalarına, görüş açıklamalarına, öneride bulunmalarına ve oy kullanmalarına imkân tanıyacak elektronik Genel Kurul sistemini kurabileceği gibi bu amaç için oluşturulmuş sistemlerden de hizmet satın alabilir. Yapılacak tüm Genel Kurul toplantılarında esas sözleşmenin bu hükmü uyarınca, kurulmuş olan sistem üzerinden hak sahiplerinin ve temsilcilerinin, anılan Yönetmelik hükümlerinde belirtilen haklarını kullanabilmesi sağlanır.”
Pay senetleri borsaya kote olmuş şirketlerin, şu an elektronik ortamda genel kurul toplantısı yapılmasına yönelik altyapılarının olması ve dileyen pay sahiplerinin bu imkândan yararlanmasını sağlamaları zorunludur. Diğer anonim şirketler için ise genel kurula elektronik ortamda katılma imkanının sağlanması ihtiyari bir durumdur. Yönetmelik’e göre, 2499 sayılı Sermaye Piyasası Kanunu’nun (“SPK”) 10/A. maddesi uyarınca pay senetleri borsaya kote olmuş şirketler, Merkezi Kayıt Kuruluşu (“MKK”) tarafından sağlanmış olan Elektronik Genel Kurul Sistemi’ni (“EGKS”) kullanmak zorundadırlar. Diğer şirketler ise dilerse bu sistemi veya gerekli şartları yerine getiren ve onaylı olan diğer sistemleri kullanabilir. Yönetmelik m. 8 uyarınca EGKS’yi kullanan şirketler toplantı öncesi hak sahiplerinin incelemesine sunulması zorunlu olan belgeleri, toplantı çağrısını ve toplantı gündemine ilişkin belgeleri güvenli e-imzalı olarak katılımcıların erişimine sunmalıdır. TTK m. 1528 uyarınca elektronik ortamda katılım imkanını kullanmak isteyen genel kurul toplantı katılımcıları, toplantıdan önce elektronik posta adreslerini şirkete bildirmek zorundadırlar.
2. Anonim Şirket Dışındaki Şirketlerde Genel Kurul Toplantıları
TTK m. 1527/2 uyarınca kollektif, komandit, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerin ortaklar kurulu ve genel kurul toplantılarının elektronik ortamda katılım yöntemiyle yapılabileceği düzenlenmiştir. Tebliğ m. 7 uyarınca bu şirketler Elektronik Toplantı Sistemi’ni aracı olarak kullanabilirler.
Tebliğ m. 8 uyarınca, yine aynı şekilde, genel kurul toplantılarının elektronik ortamda katılım yöntemiyle yapılabilmesi için şirket sözleşmesinde aşağıdaki hükmün yer alması gerekmektedir:
“Şirketin yönetim kurulu/müdürler kurulu toplantısına katılma hakkına sahip olanlar bu toplantılara, Türk Ticaret Kanunu’nun 1527’nci maddesi uyarınca elektronik ortamda da katılabilir. Şirket, Ticaret Şirketlerinde Anonim Şirket Genel Kurulları Dışında Elektronik Ortamda Yapılacak Kurullar Hakkında Tebliğ hükümleri uyarınca hak sahiplerinin bu toplantılara elektronik ortamda katılmalarına ve oy vermelerine imkân tanıyacak Elektronik Toplantı Sistemini kurabileceği gibi bu amaç için oluşturulmuş sistemlerden de hizmet satın alabilir. Yapılacak toplantılarda şirket sözleşmesinin bu hükmü uyarınca kurulmuş olan sistem üzerinden veya destek hizmeti alınacak sistem üzerinden hak sahiplerinin ilgili mevzuatta belirtilen haklarını Tebliğ hükümlerinde belirtilen çerçevede kullanabilmesi sağlanır.”
B. Elektronik Ortamdaki Yönetim Kurulu ve Müdürler Kurulu Toplantıları
Anonim şirketlerin, limited şirketlerin ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerin yönetim kurulu toplantıları tamamen elektronik (sanal) ortamda yapılabileceği gibi, fiziki toplantıya eş zamanlı olarak elektronik ortamda katılım şeklinde de yapılabilmektedir8. Sanal toplantı imkanında eş zamanlı olarak fiziki toplantı yapılmaz; bütün yönetim kurulu üyeleri elektronik ortam üzerinden toplantıya iştirak ederler. TTK m. 1527/1 uyarınca, bu imkân şirketlerin esas sözleşmelerinde açıkça öngörülmüş olması kaydıyla kullanılabilmektedir. TTK uyarınca, sanal toplantı şeklinde yapılabilmesine izin verilen tek toplantı çeşidi, yönetim kurulu toplantılarıdır.
Ticaret Bakanlığı’nın söz konusu Duyuru’sunda: COVID-19’dan kaynaklanan olağanüstü dönemde şirket sözleşmelerinde kurul toplantılarının elektronik ortamda gerçekleştirilmesine imkan tanıyan hüküm bulunmasa dahi şirketlerin, “Elektronik Genel Kurul Toplantı Sistemi” ve “Elektronik Yönetim Kurulu Sistemi” üzerinden genel kurul ve yönetim kurulu toplantılarını gerçekleştirebilmelerine yönelik tedbirler alındığı ve şirketlerin elektronik toplantı yapabilmesine imkan tanıyan sözleşme değişikliğini ise daha sonra yapacakları ilk genel kurul toplantısında gerçekleştirebileceği ifade edilmiş; bu kapsamda, genel kurul toplantısı gerçekleştirmek isteyen elektronik genel kurul sistemini kullanan şirketlerin pay sahipleri için genel kurul toplantılarına elektronik ortamda katılım sağlayabilecekleri hususunda takdirlerini kullanmaları tavsiye edilmiştir.
Genel kurul toplantılarının aksine yönetim kurulu toplantılarında vekil aracılığıyla temsil TTK m. 390/2 uyarınca mümkün değildir. Dolayısıyla yönetim kurulu üyelerinin, yönetim kurulu toplantısı elektronik ortamda yapılsa dahi yönetim kurulu toplantılarına aslen katılım zorunluluğu bulunmaktadır.
TTK m. 390/4’te düzenlenmiş olan elden karar alma yönteminde de elektronik ortam imkanlarının kullanılması mümkündür. Bu yöntem, esasen yönetim kurulu üyelerinden hiçbirinin toplantı yapılmasını talep etmemesi halinde, karar alınabilmesi amacıyla, karar önerisi metninin tüm yönetim kurulu üyeleri arasında dolaştırılıp yeterli karar sayısı kadar imzalanmak suretiyle yönetim kurulu kararı alınmasıdır. Dolayısıyla, bu yöntemin, yönetim kurulu üyelerinin aslen katılımının zorunlu olduğu yönetim kurulu toplantılarına getirilen bir kolaylık olduğu görülmektedir. Tebliğ m. 10 uyarınca, yönetim kurulu üyelerinin elektronik ortamda yapılan yönetim kurulu toplantılarında resmi olarak karar alabilmeleri için güvenli elektronik imzaya sahip olmaları gerekmektedir. Elden karar alma yöntemi ile sanal yönetim kurulu toplantısı yöntemlerinin birlikte uygulanması önünde bir engel olmadığından, günümüzde güvenli e-imzalarla elden yönetim kurulu kararları alınabilmektedir9. Nitekim Tebliğ m. 10/4, elden karar alma yönteminde yönetim kurulu üyelerinin elektronik imza kullanabileceğini düzenlemiştir.
III. ELEKTRONİK ORTAMIN AVANTAJLARI
Toplantıların elektronik ortamda gerçekleştirilebilmesi, yönetim kurulu üyeleri açısından toplantıya katılmalarını kolaylaştırıcı bir düzenlemedir. Zira yönetim kurulu üyeleri, yönetim kurulu toplantılarına aslen katılmak zorundadırlar; temsilci yolu ile katılım gösteremezler. Özellikle yabancı sermayeli şirketlerde, üyelerden bir kısmının yurtdışında yerleşik yabancı tüzel veya gerçek kişiden oluştuğu durumlarda, yönetim kurulu toplantılarının elektronik ortamda yapılması toplantılarda fiziki olarak bulunma güçlüğünü ortadan kaldıracaktır10. Elektronik ortamdaki toplantılar, pay sahiplerinin ve/ veya yöneticilerin fiziksel ortamdaki toplantıya katılması halinde katlanacağı yol masrafı ve zaman kaybının da önlenmesini sağlayacaktır.
Pay sahiplerinin, paylarının sermayeye oranla az kalması ile şirket iradesini etkileme imkanlarının az olduğunu dolayı toplantılara katılım oranlarının çok düşük olması ve buna bağlı olarak şirkete yabancılaşmaları olayına doktrinde “güç boşluğu” denilmektedir11. Toplantıya elektronik ortamda katılma imkânı, pay sahiplerinin genel kurul toplantısına katılmasını kolaylaştıracağından, “güç boşluğu” sorununa da çözüm olmaktadır. Bu yöntem, hak sahiplerine nerede olurlarsa olsunlar toplantıya katılma hakkı sağlamasından ötürü pay sahipleri demokrasisine de hizmet etmektedir. Elektronik ortamın kolaylığı ile toplantılara katılım oranı artacak ve güç boşluğu sorunu da böylelikle büyük oranda çözülecektir.
Bu yöntem aracılığıyla, fiziken katılma imkanı bulamayan pay sahipleri temsilciye ihtiyaç duymadan toplantılara katılabilecektir. Böylece doğrudan katılım söz konusu olacak ve kişinin iradesinin doğrudan yansıması sağlanacaktır. Bu durum elektronik ortamda yapılan toplantıların “doğrudan doğruyalık” ilkesine uygun olduğunu göstermektedir12. Dolayısıyla, toplantıların elektronik ortamda yapılabilme imkanının, temsilci kullanımının önüne geçilmek istenmesine yönelik bir çözüm niteliğinde olduğu çıkarımına da varılabilir.
Elektronik ortam, toplantıların icrasının daha rahat ve hızlı olmasına imkân verdiği için günümüz şartlarına daha uygun bir sistemdir. Pay sahipleri ve yönetim kurulu üyelerinin kolaylıkla toplantıya katılabilme imkanından ötürü, toplantı saati ve günü de daha esnek olarak belirlenebilecektir.
Toplantı öncesi hazırlanıp toplantı sırasında sunulması gereken dokümanların da elektronik ortam üzerinden sağlanması ve kaydedilmesi ile daha çevreci bir yol izlenmiş olacaktır. Böylelikle hem kâğıt israfının önüne geçilir hem de pay sahipleri için gerekli dokümanlar ellerinin altında kolaylıkla erişebilecekleri bir ortamda saklanmış olur.
Günümüzde küresel ısınma problemi dünyamız açısından en tehlikeli tehditlerden biridir ve çevrecilerin araştırmaları sonucu karbon ayak izi ölçümü yapılarak doğaya verilen zarar hesaplanmaya çalışılmaktadır. Karbon ayak izi faktörlerinde birincil olarak araçların fosil yakıtlarından kaynaklanan karbon salınımları yer almaktadır. Elektronik ortamda toplantıda fiziki toplantının aksine ortak bir toplantı için her bir katılımcının yolculuk etmesine gerek kalmadığından, elektronik ortamda yapılan toplantıların karbon ayak izi fiziki toplantılara oranla çok daha düşüktür13. Bu nedenle, elektronik ortamda yapılan toplantılar fiziki toplantılara göre çok daha çevreci ve sürdürülebilirdir.
Elektronik ortamda yapılan toplantıların kolaylığına eşdeğer nitelikte olan elden dolaştırma yöntemine göre elektronik ortamdaki toplantılarda daha fazla müzakere yapmaya olanak vardır. Çünkü, katılımcılar bire bir iletişim halindedir ve bu iletişimde bir kopukluk ve/ veya zamansal fark bulunmamaktadır. Daha fazla müzakere edebilmek demek şirket adına daha sağlıklı kararlar alabilmek demektir. Buna karşılık, elden dolaştırma yönetimiyle karar alma, yönetim kurulu üyelerinin sunulan karar metnini onaylamak ya da onaylamamakla sınırlı olduğu bir müzakere ortamından yoksundur.
IV. ELEKTRONİK ORTAMDA YAPILAN GENEL KURUL VE YÖNETİM KURULU TOPLANTILARININ ZORLUKLARI
TTK m. 1527/1 hükmü uyarınca yönetim kurulu toplantılarının tamamen elektronik ortamda yapılması, internet kullanma imkânı olmayan yönetim kurulu üyelerinin yükümlülüklerini yerine getirmeleri ve hakları bakımından bir ihlale yol açıp açmadığı hususlarında sorular gündeme gelmektedir14. Yönetim kurulu toplantılarına katılma, oy kullanma veya görüş açıklama yönetim kurulu üyeleri bakımından yükümlülük olmakla birlikte aynı zamanda hak da teşkil etmektedir15. Toplantının tamamen elektronik ortamda yapılması halinde, yönetim kurulu üyelerinin internet kullanmak dışında toplantıya katılmak için başka bir alternatifi bulunmamaktadır. Her ne kadar teknolojik gelişmeler doğrultusunda internet kullanımı hayatın olağan akışının bir gerekliliği haline gelmiş olsa da yönetim kurulu üyelerine, internet kullanmak, toplantıya elektronik ortamda katılım sağlamak, elektronik ortamda oy kullanabilmeleri için gerekli bilişim bilgisini edinmek ve kendilerini bu alanda geliştirmek zorunda olmak gibi yükümlülükler doğrudan yüklenememelidir. Zira internet kullanımı, el kaldırma ya da oy pusulasının oy sandığına atılması gibi doğal bir kabiliyet niteliğinde değildir. Çözüm olarak şirketin yönetim kurulu üyeleri için gerekli internet altyapısı ve eğitimi sağlanarak yönetim kurulu üyelerinin hak veya yükümlülüklerinin zarara uğraması engellenmeye çalışılabilir.
Genel kurul toplantıları bakımından ise TTK m. 1527 hükmünde toplantıya elektronik ortamda katılımdan söz edilmesi sebebiyle internet kullanma imkânı olmayan pay sahiplerinin fiziken toplantıya katılmasına aykırı bir durum bulunmamaktadır. Dolayısıyla, pay sahiplerinin genel kurula katılım haklarını ihlal eden ve eşitlik ilkesine aykırı olan bir uygulamadan söz edilmemektedir.
Genel kurul toplantısına yönetim kurulu tarafından hazırlanan hazır bulunanlar listesinde kayıtlı olan pay sahipleri ve onların temsilcileri, bir pay üzerindeki intifa hakkı sahibi, zilyetliğini ispatlayan hamiline yazılı pay senedi sahibi, tevdi eden temsilcisi16, murahhas üyeler, yönetim kurulu üyeleri, denetime tabi bir şirket ise denetçi(ler), Bakanlık temsilcisi bulunma zorunluluğu halinde görevli Bakanlık temsilcisi, pay sahipleri arasından seçilmemesi halinde harici olarak toplantı başkanı, tutanak yazmanı ve gerekli görüldüğü takdirde oy toplama memuru ile başkan yardımcısı ve şirket iç yönergesinde toplantıya girmesi öngörülen diğer kişiler katılma hakkını haizdir17. Yönetim kurulu toplantısına ise yalnızca yönetim kurulu üyeleri katılma hakkını haizdir18. Bu durumda toplantıya katılan kişiler bakımından kimlik tespitinin doğru yapılması önem taşımaktadır. Güvenlik önlemi olarak, katılımcıların toplantıya erişebilmesi için şifrelenmiş bir elektronik ortama giriş sistemi oluşturulur. Ancak, teknolojinin ilerlemesiyle şifreleme yöntemleri yetersiz hale gelmiş olup DeepFake19 gibi teknikler kullanılarak kişilerin ses ve görüntülerinin sahte şekilde oluşturulması mümkün hale gelmiştir. Bu durumda toplantıya katılım sağlayacak kişinin ilgili toplantıya katılma hakkına sahip yetkili kişi olduğunun tespiti zor olmakla beraber güvenlik açısından risk teşkil eden bir durum da ortaya çıkabilir. Şirketler bu riskin, katılımcıların video/ telefon yoluyla kimlik kartlarını ya da vekaletnamelerini ibraz etmeleri veyahut katılımcıların kimliğinin yüz tanıma sistemiyle tespit edilmesi ile azaltılabilmesini sağlayabilirler20.
Pay sahipleri veya yönetim kurulu üyelerinin elektronik toplantıya katılımlarında kimlik tespitinin yanı sıra katılımcılar bakımından risk teşkil eden başka bir husus da kişisel verilerin işlenmesi ve gizliliğine ilişkin risklerdir21. Şirketlerin kişisel verilerin güvenli şekilde işlenmesi ve depolanması, kişisel verilerin işlenmesi için açık rıza alınması22; kişileri toplantılarda kişisel verilerin nasıl işlendiği, hangi amaçlarla kullanıldığı ve kimlerle paylaşıldığı, elektronik toplantı platformlarındaki çerezler ve takip araçları konusunda bilgilendirmesi23 ve gerekli onayları alması gerekmektedir. Aksi takdirde şirketler 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında ihlallerin oluşmasına sebebiyet verecek ve idari ve cezai yaptırımlarla24 karşı karşıya kalacaktır.
Genel kurul veya yönetim kurulu toplantılarına elektronik ortamda katılım, şirket bilgilerinin gizliliği bakımından da risk teşkil etmektedir. Toplantı sırasında elektronik ortamda siber saldırılara maruz kalındığında, o toplantıdaki bilgilerin ve belgelerin sızdırılması ve üçüncü kişilerin eline geçmesi söz konusu olacaktır. Elektronik ortamda yapılan toplantıya dış ortamdan katılım sağlandığında, katılımın sağlandığı yerde toplantıda konuşulanları duyma, paylaşılan belgeleri görme imkânı olan üçüncü kişiler söz konusu olabilir. Bu durumda toplantılarda görüşülen konular, şirketin ticari sırları ve işleyişi hakkındaki bilgiler ve belgeler hususunda bilgi gizliliği ihlal edilmiş olacaktır. Dolayısıyla genel kurul veya yönetim kurulu toplantısının icrasına bir etkisi olmasa dahi, siber saldırıların gizlilik bakımından ve oylama süreci bakımından tehlike arz ettiği görülmektedir25. Zira oylama sürecine müdahale edilmesi ile şirketin kararları ve gelecekteki politikalarını doğrudan yönlendirilebilme tehlikesi doğabilmektedir.
Uygulama bakımından bahsedilmesi gereken bir başka zorluk da elektronik ortamlarda gerçekleştirilen toplantılarda teknik arıza ve problemlerin yaşanabilme ihtimalidir. İnternet bağlantı sorunları, ses veya görüntü iletimindeki kesintiler gibi sık karşılaşılan teknik problemler toplantılara katılanların etkin bir şekilde iletişim kurmalarını engelleyebilmekte; karar alma süreçlerini uzatıp toplantıların verimliliğini olumsuz etkileyebilmektedir26.
V. ELEKTRONIK ORTAMDA YAPILAN VEYA KATILIM SAĞLANAN TOPLANTI KARARLARININ İPTALİ VE GEÇERSİZLİĞİ
TTK kapsamında veya ilgili yönetmelik ve tebliğlerde elektronik ortamda yapılan veya katılım sağlanan toplantıların butlan veya iptal edilebilirliğine ilişkin özel bir düzenleme bulunmamaktadır. Bu durumda konuya ilişkin genel kurul ve yönetim kurulu kararlarının genel butlan ve iptal edilebilirlik hallerinin incelenmesi gerekmektedir.
TTK m. 445’te kanun veya esas sözleşme hükümlerine ve dürüstlük kuralına aykırı olan genel kurul kararlarına karşı iptal davası açılabileceği hükmü yer almaktadır. İlaveten, TTK m. 447 hükmü uyarınca ise genel kurul kararlarının butlan halleri düzenlenmektedir.
Anonim şirketler bakımından Yönetmelik m. 5 hükümlerinde anonim şirketlerin esas sözleşmelerinde yer vermesi gereken düzenlemenin olmaması TTK m. 445 doğrultusunda iptal edilebilirliğe yol açabilecek sebeplerden biri olarak görülmelidir, zira Yönetmelik m. 5’te bir zorunluluktan söz edilmektedir ve bu zorunluluğun yerine getirilmemesi kanun hükümlerine aykırılık meydana getirecektir. Öte yandan oylama sürecine müdahalede bulunulması, pay sahibi olmayan başka bir kişinin katılma hakkı bulunmaksızın teknik dezavantajları kullanarak toplantıya katılım sağlaması veya pay sahiplerinin kanundan kaynaklanan diğer vazgeçilmez haklarına halel getirebilecek durumlarda genel kurul kararının batıl olacağı belirtilmelidir.
Yönetim kurulu kararları bakımından TTK m. 391 uyarınca eşit işlem ilkesine aykırı olan, anonim şirketin temel yapısına uymayan veya sermayenin korunması ilkesini gözetmeyen, pay sahiplerinin, özellikle vazgeçilmez nitelikteki haklarını ihlal eden veya bunların kullanılmalarını kısıtlayan ya da güçleştiren veya diğer organların devredilemez yetkilerine giren ve bu yetkilerin devrine ilişkin kararların batıl olduğu düzenlenmektedir. Ancak, sermayenin korunması ilkesine istisnai bir durum olarak, TTK m. 460/1 uyarınca, kayıtlı sermaye sisteminde yönetim kuruluna sermayeyi sermayenin tavan sınırına kadar artırma yetkisi verilebileceği ve yönetim kurulu kararı ile sermayenin artırılabileceği düzenlenmektedir. TTK m. 460/5 uyarınca, söz konusu yönetim kurulu kararının iptalinde genel kurul kararlarının iptaline ilişkin maddeler kıyasen uygulanmaktadır.
Yönetim kurulu toplantıları bakımından özellikli husus, bahsedildiği üzere yönetim kurulu toplantısının bir fiziki ortamda yapılmaksızın doğrudan elektronik ortam üzerinden yapılması halinde şayet şirket gerekli teknik elektronik altyapı oluşturmadan ve tüm yönetim kurulu üyelerinin erişimi olmasını sağlamadan toplantıyı gerçekleştirirse bu katılamayan yönetim kurulu üyeleri bakımından yükümlülüklerin yerine getirilememesine sebebiyet vermekle beraber hem eşit işlem ilkesine aykırı olacak hem de vazgeçilmez haklarından birini ihlal edecektir. Bu durumda yönetim kurulu kararı TTK m. 391 doğrultusunda batıl olmaktadır.
Genel kurul veya yönetim kurulu toplantısının icrası sırasında icra edilememesine yol açacak teknik arızaların meydana gelmesi veya bu teknik arızaların karar alınması ve oylama süresince katılımcıların oylamaya katılmasını engelleyecek nitelikte olması halinde, genel kurul veya yönetim kurulunun aldığı kararlar somut olayın özelliklerine bağlı olarak iptal edilebilir veya geçersiz olabilecektir. İsviçre hukukunda konuya ilişkin bu tarz teknik problemlerin detaylı bir şekilde ayrı bir başlık altında düzenlendiği görülmektedir. Genel kurul toplantısının icra edilememesi sonucunu doğuran teknik problemler meydana gelmesi halinde 19 Haziran 2020 tarihli İsviçre Borçlar Kanunu Revizyonu (RevOR) 701. madde kapsamında genel kurulun tekrarlanacağı hüküm altına alınmıştır27. Türk hukukunda benzer bir özel düzenleme mevcut değildir. Genel kurul toplantısının devamına engel olan bir teknik arıza olması halinde toplantı başkanı tarafından genel kurulun ertelenmesi ve yeni bir genel kurul toplantısı yapılmasının gerekeceği düşünülebilir28. Bu durumda teknik arıza yaşanmadan önce hukuka uygun olarak alınmış kararların varlığı halinde geçerli sayılması ve tekrar görüşülmesine gerek olmadığını belirten görüşler bulunmaktadır29.
VI. ŞİRKETLERE TAVSİYELER
Şirket sözleşmesinde, kullanılacak olan elektronik araçlar doğrudan doğruyalık ilkesine30 uygun olmak koşuluyla önceden belirlenebilir. Fakat, sürekli yenilenen ve değişen teknolojik gelişmelerden dolayı detaylı bir belirleme yapmak yerine elektronik araçların genel prensip olarak düzenlenmesi daha yerinde olacaktır31.
Blockchain, verilerin bloklar halinde birbirlerine zincir gibi bağlanarak ve şifrelenerek saklandığı bir dağıtık kayıt defteridir. Her yeni veri bloğu oluşturmada bir önceki bloğa ait özet alınır ve bir sonraki yeni blok üretilerek zincire ekleme yapılmaktadır32. Ayrıca zincire bir blok eklenirken ağdaki tüm kayıt defterlerinin onayı alınır33. İşlem yapıldıkça bu yapı aynı şekilde sürdürülür. Böylece başka biri onları hiçbir zaman değiştiremez. Dolayısıyla, elektronik ortamda genel kurul ve yönetim kurulu toplantısı yapmak isteyen şirketlerin Blockchain teknolojisini kullanması siber güvenliklerinin artmasını sağlayabilir. Blockchain’deki söz konusu zincir yapı sayesinde bilgilere erişebilmek adına bir bloktaki veriye ulaşılabilmesi için o bloğun şifresinin ve o blokta kayıtlı olan ondan önceki bloğun da şifresinin çözülmesi gerekmektedir. Her blokta ondan önceki bloğa ait bir kod bulunduğundan zincirleme şekilde şifrelerin kırılması gerekmektedir. Bu husus Blokchain teknolojisinin daha güvenli olmasının en güçlü nedenlerinden birisidir. Çünkü, siber saldırılarda Blockchain’deki savunma sistemi işi zorlaştırır. Blockchain teknolojisi ile sadece özel anahtar sahibi pay sahipleri oylamaya katılabilirler. Bu şekilde gerçekleştirilen oylama, oy verenlerin kendi oylarının sayılıp sayılmadığını ve sonucun doğru meydana gelip gelmediğini bizzat doğrulayabilmeleri açısından aynı zamanda şeffaftır34.
Elektronik ortamda yönetim kurulu ve genel kurul toplantısı yapılabilmesi için kullanılacak olan sistemlerde e-imza zorunludur. Şirket bünyesindeki bütün hissedarların ve yönetim kurulu üyelerinin Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (BTK) onaylı hizmet sağlayıcılardan e-imza almalarının zorunlu tutulması, elektronik ortamda toplantı sistemlerine geçmemiş şirketlerin de ileride geçmek için daha hızlı adım atabilmesine ve Duyuru’da bahsedilen imkândan yararlanabilmesine olanak sağlar.
VII. SONUÇ
Günümüzde teknolojik gelişmelerin artması ile birlikte teknoloji, hayatımızın her alanına girmiştir. Mevzuatımız da bu gelişmelere ayak uydurmaya çalışmaktadır. Şirket faaliyetlerinin devam edebilmesi adına yapılması zorunlu olan yönetim kurulu ve genel kurul toplantılarının elektronik ortamda gerçekleştirilme imkânı şirketler için birçok yönden avantajlı görünmektedir. Ne var ki, bu yöntemin avantajları olduğu gibi dezavantajları da mevcuttur. Ayrıca hukukumuzda henüz sermaye şirketlerinde yönetim kurulu toplantıları haricinde sanal toplantı imkânının bulunmadığını belirtmekte fayda vardır. Bu da kanunlarımızın hâlen gelişmeye müsait olsa da, günümüz gerekliliklerini tam olarak karşılamadığını göstermektedir. Fakat bu haliyle bile elektronik ortamda yapılan toplantıların avantajlarının daha fazla olduğu kabul edilmeli; geleceğe yönelik düşünen şirketlerin bu sistemlere uyum sağlaması gerekmektedir.
KAYNAKÇA
AYHAN KORTUNAY, 6102 Sayılı Türk Ticaret Kanunu’na Göre Anonim Şirketlerde Yönetim Kurulu ve Üyelerin Bilgi Edinme Hakkı, 1st Edition, İstanbul 2015.
BÜNYAMİN GÜRPINAR, Anonim Şirket Yönetim Kurulu Toplantılarının Şekli ve Elektronik Toplantı Sistemi, Marmara Üniversitesi Hukuk Fakültesi Hukuk Araştırmaları Dergisi V.19, Iss. 2, 2013
DR. SONER ALTAŞ, “Anonim Şirket Genel Kurul Rehberi”, Seçkin Yayıncılık, 8. Baskı, Ankara 2022.
ERKAN YETKİNER, Türk Ticaret Kanun Tasarısında Elektronik İşlemler İle İlgili Yer Alan Yeni Düzenlemeler, E-yaklaşım Dergisi V. August, 2008.
GAMZE TURAN, Elektronik Sözleşmeler ve Elektronik Sözleşmelere Uygulanacak Hukukun Tespiti, Türkiye Barolar Birliği Dergisi Iss. 77, 2008.
GÖKHAN ÜNAL/ ÇELEBİ ULUYOL, Blok Zinciri Teknolojisi, Bilişim Teknolojileri Dergisi, V. 13, Iss. 2, April 2020.
GÜL NİHAL GÜĞÜL/ NİHAL KILINÇ, Uzaktan Eğitim ile Örgün Eğitimin Karbon Ayak İzine Etkilerinin Karşılaştırılması, Çanakkale Onsekiz Mart University Journal of Advanced Research in Natural and Applied Sciences, 2022, V. 8, Iss. 1.
HABİP OĞUZ, Elektronik Ortamda Kişisel Verilerin Korunması, Bazı Ülke Uygulamaları ve Ülkemizdeki Durum, Uyuşmazlık Mahkemesi Dergisi Iss. 3, 2013.
HASAN PULAŞLI, Elektronik Ortamda Anonim Şirket Genel Kuruluna İlişkin Düzenlemelerin Evrimi ve 6102 Sayılı Türk Ticaret Kanunundaki Durum, Başkent Üniversitesi Arslanlı Bilim Arşivi (online), 10.12.2015.
IŞIK ÖZER, Anonim Ortaklıklarda Genel Kurul ve Genel Kurulun Elektronik Ortamda Toplanması ve Karar Alması, Ankara 2006.
LEVENT UYSAL, 6762 Sayılı Türk Ticaret Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu Tasarısı Kapsamında Anonim Şirketlerde Yönetim Kurulu ve Yönetim Kurulu Üyelerinin Hukuki Sorumluluğu, TBB Dergisi, Iss. 80, 2009.
M. FATİH CENGİL/ ÖMER KORKUT, “Dijital Çağda Genel Kurul (Anonim Şirket Genel Kurul Toplantılarına İlişkin İsviçre Borçlar Kanunu Değişikliği Hakkında Değerlendirmeler)”, Ankara Hacı Bayram Veli Üniversitesi Hukuk Fakültesi Dergisi, V. 26, Iss. 3, 2022.
MEHMET AK, Anonim Şirketlerde Genel Kurul Toplantıları ve Ticaret Sicili Uygulamaları, Seçkin Yayınevi, Ankara 2022
MEHMET BAHTİYAR/ ESRA HAMAMCIOĞLU, Anonim Ortaklık Genel Kurul Toplantıları, Beta Yayınevi, İstanbul 2014.
MERVE SARIKAYA , “Anonim Şirket Genel Kuruluna Katılmaya Yetkili ve Katılmak Zorunda Olanlar İle Katılmamanın Hukuki Sonuçları”, Yıldırım Beyazıt Hukuk Dergisi, Iss. 1, 2021.
MUSTAFA EVREN BERK, “Dijital Çağın Yeni Tehlikesi Deepfake”, OPUS International Journal of Society Researches, Ağustos 2020, V. 16, Iss. 28.
NECAT AZARKAN, Anonim Şirketlerde Sanal (Virtüel) Genel Kurul, Dicle Üniversitesi Adalet Dergisi, V. 2, Iss. 4, 2018.
SALİH KARADENİZ, Anonim Şirketlerde Elektronik Genel Kurul, İMHFD, V. 7, Iss. 13, 2022.
ÜNAL TEKİNALP, Halka Açık Anonim Ortaklılarda Yönetime Katılma Sorunları, İstanbul 1979.
DİPNOT
1 https://covid19.ticaret.gov.tr/ ic-ticaret/duyuru/sirket-sozlesmelerinde-kurul-toplantilarinin-elektronik-ortamda-gerceklestirilmes Erişim: 12.03.2024.
2 Habip Oğuz, “Elektronik Ortamda Kişisel Verilerin Korunması, Bazı Ülke Uygulamaları ve Ülkemizdeki Durum”, Uyuşmazlık Mahkemesi Dergisi S. 3, 2013, s. 3.
3 Gamze Turan, “Elektronik Sözleşmeler ve Elektronik Sözleşmelere Uygulanacak Hukukun Tespiti”, Türkiye Barolar Birliği Dergisi S. 77, 2008, s. 88. 4 Türk Ticaret Kanunu Madde Gerekçeleri, Lexpera (çevrimiçi), madde 359(d), 407, 428, 434, 1525
5 M. Fatih Cengil/ Ömer Korkut, “Dijital Çağda Genel Kurul (Anonim Şirket Genel Kurul Toplantılarına İlişkin İsviçre Borçlar Kanunu Değişikliği Hakkında Değerlendirmeler)”, Ankara Hacı Bayram Veli Üniversitesi Hukuk Fakültesi Dergisi Cilt 26, Sayı: 3, 2022, s. 288; Thomas Grob/ Hans Caspar von der Crone, s. 7.
6 TTK m.407/2; Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul Ve Esasları İle Bu Toplantılarda Bulunacak Bakanlık Temsilcileri Hakkında Yönetmelik m. 17.
7 Dr. Soner Altaş, “Anonim Şirket Genel Kurul Rehberi”, Seçkin Yayıncılık, 8. Baskı, Ankara 2022, s. 131.
8 TTK 1527/1.
9 Umut Kocaoğlu, “Turkey: Uygulamada elektronik yönetim kurulu toplantıları” 06.07.2018, s.1.
10 Erkan Yetkiner, “Türk Ticaret Kanun Tasarısında Elektronik İşlemler İle İlgili Yer Alan Yeni Düzenlemeler”, E-yaklaşım Dergisi, S: Ağustos, 2008, s. 3.
11 Ünal Tekinalp, “Halka Açık Anonim Ortaklılarda Yönetime Katılma Sorunları”, İstanbul 1979, s. 7 vd.; Poroy/ Tekinalp/ Çamoğlu, s. 402; Mustafa Can, “ABD Hukukunda Çıkar Çatışmalarının Yol Açtığı Vekâleten Oy Kullanma Mücadeleleri (Proxy Contests)”, www.e-sosder.com.
12 Cengil/ Korkut, s. 291.
13 Gül Nihal Güğül/ Nihal Kılınç, “Uzaktan Eğitim ile Örgün Eğitimin Karbon Ayak İzine Etkilerinin Karşılaştırılması”, Çanakkale Onsekiz Mart University Journal of Advanced Research in Natural and Applied Sciences, 2022, Cilt 8, Sayı 1, s. 124-131.
14 Necat Azarkan, “Anonim Şirketlerde Sanal (Virtüel) Genel Kurul”, Dicle Üniversitesi Adalet Meslek Yüksekokulu Dicle Adalet Dergisi, Cilt:2, Sayı: 4, Yıl 2018, s. 25-48.
15 Levent Uysal, “6762 Sayılı Türk Ticaret Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu Tasarısı Kapsamında Anonim Şirketlerde Yönetim Kurulu ve Yönetim Kurulu Üyelerinin Hukuki Sorumluluğu”, TBB Dergisi, Sayı 80, 2009, s. 315-366.
16 Altaş, s. 89.
17 TTK m. 407, 415/1, 419; Merve Sarıkaya, “Anonim Şirket Genel Kuruluna Katılmaya Yetkili Ve Katılmak Zorunda Olanlar İle Katılmamanın Hukuki Sonuçları”, Yıldırım Beyazıt Hukuk Dergisi, Sayı 1, 2021, s. 415.
18 Altaş, s. 208.
19 Mustafa Evren Berk, “Dijital Çağın Yeni Tehlikesi Deepfake”, OPUS International Journal of Society Researches, Ağustos 2020, Cilt: 16, Sayı: 28, s. 1511.
20 Cengil/ Korkut, s. 299.
21 Oğuz, s. 4.
22 KVKK m. 5/1, 8/1, 9/1.
23 KVKK m. 10.
24 KVKK m. 17, 18.
25 Grob/ Caspar, von der Crone, “Die virtuelle Generalversammlung”, SZW/RSDA, 1/2018, s. 20.
26 Azarkan, s. 25-48.
27 Cengil/ Korkut, s. 299.
28 Hakan Pulaşlı, “Elektronik Ortamda Anonim Şirket Genel Kuruluna İlişkin Düzenlemelerin Evrimi ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunundaki Durum”, Arslanlı Bilim Arşivi (çevrimiçi), 10.12.2015, s. 61.
29 Pulaşlı, “Şirketler Hukuku Şerhi”, Cilt 2, 4. Baskı, Adalet Yayınevi, 2022 s. 906.
30 Cengil/ Korkut, s. 297.
31 Cengil/ Korkut, “Dijital Çağda Genel Kurul (Anonim Şirket Genel Kurul Toplantılarına İlişkin İsviçre Borçlar Kanunu Değişikliği Hakkında Değerlendirmeler)”, Ankara Hacı Bayram Veli Üniversitesi Hukuk Fakültesi Dergisi C. XXVI. Y. 2022, s. 299.
32 Gökhan Ünal/ Çelebi Uluyol, “Blok Zinciri Teknolojisi”, Bilişim Teknolojileri Dergisi, Cilt: 13, Sayı: 2, Nisan 2020, s. 168.
33 Dr. Mahir E. Ocak, “Blokzincir Nedir? Nasıl Çalışır?”, Tübitak Bilim Genç (çevrimiçi), 09.03.2023.
34 Cengil/ Korkut, s. 303.
